Pretplatite se
Produktivnost

Hitno Bitno matrica – Alat uz koji ćeš biti duplo produktivniji

Hitno Bitno matrica je moćan alat za upravljanje vremenom i poboljšanje produktivnosti. Pomoći će vam da svoje vreme upotrebite na najbolji mogući način – fokusirajući se na ono što je bitno.

Suština ovog alata jeste grupisanje zadataka u jedan od postojeća četiri kvadranta. Grupisanje zavisnosti od toga koliko je obavljanje tih zadataka hitno i bitno. Ovakav pristup zadacima daće vam bolji uvid u to na šta ste potrošili svoje vreme i na šta treba trošiti vreme.

Ko treba da koristi Hitno/Bitno matricu?

Hitno/Bitno matrica je odličan alat koji će vam biti koristan bez obzira na to čime se bavite. Prvenstveno je razvijena kao alat za menadžere, političare i ljude na drugim pozicijama koji tokom dana obavljaju veliki broj različitih zadataka. Danas benefit od upotrebe mogu imati i studenti, profesori, računovođe. Drugim rečima, ako imate osećaj da se ponekad pogubite u svojim  obavezama, teško vam je da razdvojite bitne od nebitnih zadataka, zaboravljate neke od zadata, onda je ovo pravi alat za vas.

Kako funkcioniše Hitno Bitno matrica?

Hitno/Bitno matrica je jako jednostavan alat. Kao što smo rekli sastoji se od četiri kvadranta u koji upisujemo svoje zadatke po hitnosti i bitnosti. U praksi bi to izgledalo ovako.

  • Prvi kvadrant – Hitno i bitno

    U ovaj kvadrant spadaju zadaci koje je neophotno obaviti što pre, a pritom su i veoma važni. Njima se pridaje potpuni prioritet. Primer takvih zadataka su oni čiji je rok za obavljanje pri kraju. Hitni sastanci, rešavanje određenih kriza i problema i slično. U ovom kvadrantu nikada ne treba imati previše zadataka, jer bi vas to opteretilo. Veoma je važno da sa sobom razjasnite šta je to što je zaista najhitnije i najbitnije.
     
    Za zadatke u ovom kvadrantu važi pravilo da ih treba obaviti što pre, kako biste mogli da pređete na drugi kvadrant.

  • Drugi kvadrant – Bitno, ali nije hitno

    Zadaci koji su bitni, ali nisu hitni su obično oni koji su vezani za naše dugoročne ciljeve. Oni obično nemaju jasno definisane rokove, ne podrazumevaju goruće probleme, pa upravo zato na red dolaze tek nakon njih. Ovo je kvadrant u kom ćete potrošiti najviše vremena, a čiji rezultati neće biti vidljivi odmah. Neki od primera zadataka koje bismo svrstali u ovaj kvadrant jesu:
    • Planiranje projekata
    • Rad na novim veštinama
    • Trening
    • Aktivnosti sa porodicom

  • Treći kvadrant – Hitno, ali nedovoljno bitno

    U ovaj kvadrant svrstavamo zadatke čije obavljanje je hitno, ali nisu dovoljno bitni. Njima ne treba pridavati mnogo pažnje. Ukoliko postoji mogućnost, ovakve zadatke je najbolje delegirati kako nam ne bi oduzeli dragoceno vreme skrenuli nam pažnju sa prva dva kvadranta.

    Ako previše vremena provodimo obavljajući ovu vrstu zadataka imaćemo osećaj kao da smo izgubili vreme. Međutim, ukoliko smo obavili zadatke iz prva dva kvadranta, a imamo viška vremena, možemo se posvetiti i trećem kvadrantu. Primer ovakvih zadataka bi bili nebitni sastanci, razgovori, bespotrebno proveravanje mejlova i slično.

  • Četvrti kvadrant – Nije hitno, nije bitno

    U ovaj kvadrant svrstavamo zadatke koji su čisto gubljenje vremena. Obično nam stvaraju kratkoročno zadovoljstvo, ali dugoročno imaju negativni uticaj. Među njima nalaze se društvene mreže, ogovaranje, ispijanje kafa, gledanje televizije, preterano surfovanje netom.
     
    Ovakve zadatke je najbolje potpuno izbegavati, međutim svima nam ponekad malo treba malo oduška. Ključ je kao i uvek u balansiranju. Nekada će nam nakon što obavimo zadatke iz prvog i drugog kvadranta biti potrebno malo oduška.

Kako da efikasno koristimo Hitno/Bitno matricu?

Iz svega navedenog možemo zaključiti da kako bismo dugoročno posmatrano napredovali i pametno investirali svoje vreme, potrebno je da najveći deo svog vremena provodimo u drugom kvadrantu.
 
Kada počnete da primenjujete ovaj koncept, biće vam teško da razdvojite hitno od onoga što nije hitno. Isto važi i za bitno i ono što nije bitno. Najbolji način da steknete osećaj za organizaciju po principu hitnosti i bitnosti jeste da vremenom sagledavate zadatke koje ste obavljali i rangirate ih po kvadrantima.
 
Ako analizirajući uvidite da ste previše vremena provodili u prvom kvadrantu, potrebno je da u budućnosti što više zadataka radite unapred, kako se ne biste izlagali bespotrebnom stresu.
 
Ako ste zaglavljeni u četvrtom kvadrantu, verovatno imate osećaj da traćite vreme. Nezadovoljni ste i trudite se da izbegavate probleme, umesto da ih rešavate. Potrudite se da identifikujete aktivnosti koje vam troše najviše vremena, a pritom se nalaze u četvrtom kvadrantu i dajte sve od sebe da ih svedete na minimum ili vremenom smanjite posvećenost njima.
Share.

Ne propustite

3 Comments

  1. Pingback: Top 50 - Novogodišnje odluke koje će vam promeniti život

  2. Pingback: Top lista: Najbolje knjige za preduzetnike - Muskarci.rs

  3. Pingback: Šta su SMART (Pametni) ciljevi i kako ih primeniti u životu

Leave A Reply

Exit mobile version